10 Tips voor een zorgeloos vertrek en een overzichtelijke terugkomst
Soms vraag je je bijna af waarom je op vakantie zou gaan. In de afronding naar de vakantie moet er nog zoveel gebeuren, nog zoveel zaken moeten afgerond en nog veel meer moet er voorbereid worden. En als de vertrekstress dan is weggeëbd kan je alvast beginnen met je zorgen maken over je terugkomst. Hoe hoog zal de berg werk zijn die op je ligt te wachten? Hoeveel minuten, op die eerste werkdag, kan je je vakantiegevoel vasthouden?
Het kan ècht anders
Zo hoeft het niet te zijn. Als virtual assistant en planfan is de periode na een vakantie voor mij een hele gunstige periode om orde op zaken te stellen. Ook is het een goed moment om de komende periode goed te bereiden. En dat kan jij je ook eigen maken door onderstaande gewoonten toe te gaan passen. Maak er stap voor stap een geïntegreerde werkwijze van.
Ik Vertrek
- Reserveer twee weken voor je vakantie tijd om na te denken over wat er afgerond moet worden, wat je over wil dragen en wat nog haalbaar is. Plan de hiervoor de benodigde tijd daadwerkelijk in in je agenda en hou je hieraan. Vergeet ook vooral niet het instellen van je auto-reply en je voicemail in je agenda te zetten. Hier heb je achteraf veel profijt van.
- Pas je communicatie aan. Kondig al twee weken voor je vakantie aan dat je vanaf volgende week op vakantie bent. Als men in de laatste week verbaasd is dat je er nog bent heb je dit effectief toegepast. Bij vragen en verzoeken begin je ook ruim op tijd aan te geven dat je het waarschijnlijk pas na je vakantie op kan pakken. Dit geeft je de ruimte om eigen prioriteiten te stellen in de laatste dagen. Lukt het toch? Dat is mooi meegenomen.
- Maak je de laatste dag onzichtbaar. Werk thuis, op een andere werkplek of ergens waar je niet gestoord kan worden en je echt een dag kan werken aan het afsluiten van je werk.
- Zorg dat tijdens die laatste dag je auto-reply aanstaat en ook je voicemail al aan de beller kan vertellen dat je op vakantie bent. Ik raad je aan dan ook daadwerkelijk niet meer te reageren, maar de berichten te laten voor wat ze zijn.
- De tijd die je dit geeft gebruik je namelijk om vooruit te kijken naar de twee weken na je vakantie. Wat staat er in je agenda, wat wil je in je agenda? En vooral; wat kan je alvast voorbereiden voor na je vakantie?
Welkom terug
- Hou de eerste twee dagen na je vakantie vrij om bij te lezen, bij te praten en voor een eventuele overdracht. Hou je agenda hiervoor vrij. Maar belangrijker nog, geef jezelf fiat om in te komen deze eerste twee dagen. Plan dus geen grote en belangrijke afspraken in deze twee dagen.
- Net als op je laatste dag voor je vakantie, kan je je op die eerste dag na je vakantie ook het beste nog even schuil houden. Ga niet direct mails verzenden en telefoontjes plegen. Maak eerste een overzicht van wat je wil en wat er moet gebeuren. Die ene dag kan dat mailtje ook echt nog wel even wachten.
- Lees je mail van oud naar nieuw. En wacht met reageren tot je alles gelezen hebt. Sommige zaken lossen zichzelf vanzelf op zo blijkt regelmatig. Iets om te onthouden trouwens!
- Laat ook je auto-reply en je voicemail nog even aanstaan die eerste of eerste twee dagen. Over het klantvriendelijk en efficiënt instellen van beiden schrijf ik vast nog wel eens een blog. Dat is een verhaal apart.
- Gebruik de ruimte die je nu zelf gecreëerd hebt om vooruit te kijken naar de komende maanden. Waar wil je heen met je onderneming? Reserveer nu de komende maanden tijd in je agenda om plannen te maken en uit te werken.
En ze leefden nog lang en gelukkig
Ik hoor je denken: maar dat kan toch allemaal niet, daar heb ik helemaal geen tijd voor. En juist daar zit het hem in. Door bovenstaande werkwijze wordt je baas over je eigen tijd. Pas alles of een paar aspecten toe en doe dat vooral op je eigen manier. Onderzoek wijst uit dat werkplezier, onder andere, afhangt van de mate van regie die je ervaart over je werk en werkindeling te hebben. Dit is een goede stap in de juiste richten. Fijne vakantie!
Ik ben Annika de Haan van AnnikaVA. Ik ben reiziger, huismus, moeder, partner, Leidenaar, yogi, lezer en avonturier. Als virtual assitant en office manager werk ik samen met creatieve en spirituele ondernemers. Voor hen plan en organiseer ik met groot plezier. Waarom moeilijk doen als het samen kan?
